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Pourquoi avons nous l’impression de ne jamais en faire assez ?

Que vous soyez notaire ou collaborateur, le constat est toujours le même : les journées ne suffisent pas pour tout faire. Pourtant, toute personne ayant travaillé dans le notariat vous le dira, les heures ne sont pas comptées. Alors comment expliquer que ce sentiment soit généralisé dans le notariat ?


Il existe bien sûr des raisons objectives.


« Ma plus grande difficulté tient au fait du temps de traitement des mails qui arrivent sans cesse et du téléphone qui vampirise trop de temps de rédaction ou de recherche pour les dossiers. J’arrive le matin avec l’intention de faire certaines choses, et au cours de la journée, d’autres urgences s’intercalent et ma to-do n’est jamais terminée ».

La charge de travail dans le notariat est actuellement très importante, et ce depuis quelques années. Les notaires comme les collaborateurs ont donc de nombreux dossiers à gérer simultanément. Malheureusement, le temps de travail est haché, ce qui rend l’organisation difficile. Ils sont soumis à de nombreuses sollicitations : appels et mails incessants, tenue de rendez-vous, clients impatients … À cela s’ajoutent d'inévitables urgences à gérer quotidiennement (la découverte d’une annexion de partie commune en rendez-vous de signature, une banque qui ne débloque pas les fonds à temps, un client qui débarque par surprise,…).

Rachel*, jeune notaire assistante à Paris résume bien les choses : « Ma plus grande difficulté tient au fait du temps de traitement des mails qui arrivent sans cesse et du téléphone qui vampirise trop de temps de rédaction ou de recherche pour les dossiers. J’arrive le matin avec l’intention de faire certaines choses, et au cours de la journée, d’autres urgences s’intercalent et ma to-do n’est jamais terminée ».

Ce rythme de travail conséquent résulte également d’un vrai manque de personnel dans les études. Il y a aujourd’hui plus de deux mille six cent offres d’emplois proposées en ligne sur le site de la bourse d’emplois du notariat, et nombreuses sont les études qui ne parviennent pas à recruter. En attendant enfin un recrutement, les collaborateurs présents sont donc soumis à rude épreuve et doivent combler le manque de personnel.


Alors forcément, parler de stress dans les études est un euphémisme. Pourtant, si le stress est un moteur pour certains, il est contreproductif pour d’autres. Dans de telles conditions, il est parfois difficile d’obtenir le meilleur d’un collaborateur.

Il ne faut pas minimiser les biais psychologiques responsables en grande partie de ce sentiment de mal-être.


Les notaires et les collaborateurs sont tous soumis à une grande pression, bien qu'elle ne vienne pas des mêmes personnes. La pression constante est à l’origine du sentiment, souvent trompeur, que trop peu de tâches ont été accomplies et que le rythme de travail n’est pas assez soutenu. La réaction la plus fréquente est de contrebalancer en se sur-investissant au travail, au détriment de sa vie personnelle. Au final, notaires comme collaborateurs se retrouvent donc avec la double impression de ne pas en faire assez au travail, et en même temps d’en faire trop, quitte à sacrifier leur vie en dehors de l’étude.

Dans les faits, personne n’échappe à la pression des clients. Pour Aude*, notaire stagiaire, l’impatience accrue des clients s’explique par la nouvelle manière de vivre dans l’immédiateté : « La fast-fashion, les courses livrées en dix minutes,… On veut tout, tout de suite, maintenant. ». Un besoin d’instantané incompatible avec les besoins du dossiers : « Les clients veulent signer le plus rapidement possible, en oubliant complètement que derrière la signature de leur dossier, il y a des heures de travail ».

Au delà des clients, les notaires contribuent eux aussi parfois à imposer une pression supplémentaire à leurs collaborateurs via une culture d’entreprise culpabilisante. Tous les collaborateurs interrogés ont ainsi affirmé qu’un management bienveillant permettait de dédramatiser le travail et de travailler plus sereinement.

Les notaires titulaires sont eux soumis à une pression financière, avec des craintes propres aux chefs d’entreprises. Les notaires qui se sont installés, ou associés sont des entrepreneurs à part entière. En qualité de bons entrepreneurs, ils ont un goût pour l’auto-challenge plus développé que la moyenne. Leurs exigences sont donc plus élevées, ce qui entraine une insatisfaction chronique, quitte à parfois frôler avec l’irréalisme. Cette insatisfaction est bien souvent ressentie par leurs collaborateurs, qui vont alors avoir tendance à se démotiver.

Il est aussi fréquent, dans l’entrepreneuriat, comme dans le notariat, de se comparer avec les autres. Il est facile d’avoir l’impression que les autres notaires développent plus rapidement leur étude, ont des plus gros clients, ou arrivent à mieux gérer le volume de dossiers,…

Pour Antoine*, notaire créateur issu de la première vague d’installation, la création de son étude n’a pas été aussi simple que prévue : « C’est certain que l’étude ne se développe pas aussi vite que je le voudrais, et que je le pensais. » La véritable inquiétude, derrière ces remises en question est la peur d’avoir fait énormément de sacrifices « juste pour ça ».

Inspirer, expirez, inspirez, expirez… Il existe des solutions pour travailler plus sereinement.



☞ DÉ-DRA-MA-TISEZ


« Aussi compliquée que la situation te paraît, tu finiras toujours par trouver une solution. À date, cela s’est toujours avéré vrai ! ».

Avant toute chose, un petit rappel qui ne fait jamais de mal : « Vous n’êtes pas médecin, aucune vie n’est en jeu ». Alors certes, travailler dans le notariat signifie forcément travailler en lien avec des -grosses- sommes d’argent et des clients qui sont dans des moments clefs de leur vie, mais il ne faut pas oublier que nous ne sommes pas des chirurgiens ! Une bonne manière de relativiser.



Pour Zoé*, diplômée notaire, l’adage qui lui permet de dédramatiser en situation de crise est le suivant : « Les ronds finissent toujours par rentrer dans les carrés ». Selon elle « Aussi compliquée que la situation te paraît, tu finiras toujours par trouver une solution. À date, cela s’est toujours avéré vrai ! ».

☞ Utilisez la méthode SMART


La méthode SMART est très utilisée en management, notamment dans les pays anglo-saxons. Que vous soyez manager, ou collaborateur, elle peut vous aider à améliorer la qualité de vos objectifs, ou de ceux de vos collaborateurs en les rendant Spécifiques, Mesurables, Atteignables, Réalistes et Temporellement définis.



Un objectif SMART est un objectif :


Spécifique : Il ne doit pas être généraliste, mais plutôt simple et compréhensible. Préférez donc « rédiger l’acte de vente et demander les pièces au syndic » à « gérer le dossier X ».


Mesurable : Définissez des indicateurs clairs et fixez vous des seuils à atteindre pour considérer l’objectif atteint.


Atteignable : Peut être l’adjectif le plus difficile à respecter. Même ambitieux, votre objectif doit être suffisamment faisable pour être atteignable dans la durée que vous avez déterminée. Pour cela, n’hésitez pas à vous fixer des étapes.


Réaliste : Ici, le terme réaliste prend le sens de pertinent ou cohérent en anglais. Pour être réaliste, un objectif doit prendre en considération le contexte - le rythme n’est pas aussi soutenu en août qu’en décembre par exemple. Dans le notariat, il convient de prendre en considération les très probables urgences qui risquent d’émerger au cours du dossier, ou au cours de la journée.


Temporellement défini : Déterminez, dès le départ, la date d’échéance de l’objectif final. Ainsi, si vous recevez deux nouveaux dossiers de vente dans la même journée, déterminez au préalable la date à laquelle vous souhaitez avoir constitué le dossier et rédigé pour pouvoir fixer le rendez-vous.

Les objectifs SMART permettent d’améliorer la qualité de notre travail. Lorsque l’on sait précisément ce qu’on veut accomplir, on réfléchit de manière plus stratégique à la manière de nous mobiliser pour y parvenir. En d’autres termes, améliorer la qualité des objectifs permet d’améliorer la qualité de nos actions.

C’est également une manière efficace de mesurer notre progression, et l’impact de nos efforts. C’est donc une source de motivation.

Passion To do List


Nous sommes tous d’accord pour dire que les to do classiques ne sont jamais terminées, ce qui entraine le fameux sentiment de culpabilité. Cependant, établir sa To do en suivant la méthode SMART est une bonne manière de se réconcilier avec les to do, et d’enfin les terminer.

Vous pouvez également utiliser la méthode de Laura Gatto, une entrepreneuse reconvertie en coach pour entrepreneuses, et sa « to-do liste inversée ». L’idée est de faire une liste de toutes les choses réalisées au cours de la journée / de la semaine / du mois. Cela permet de réaliser la masse de travail abattue et les efforts effectués. Une bonne manière de se coucher le soir plus serein.

La matrice d’Eisenhower


Le trente-quatrième Président des Etats-Unis Dwight D. Eisenhower aurait dit « Ce qui est important est rarement urgent et ce qui est urgent est rarement important. ». Cette phrase serait à l’origine de la matrice d’Eisenhower.

Il s’agit d’un outil de gestion et d’analyse du temps qui permet de trier le travail que l’on doit faire, selon un ordre défini de priorités. Ainsi, deux axes « importance » et « urgence » permettent de définir quatre quadrants différents.

La classification est la suivante :

Les tâches urgentes et importantes, qui doivent être réalisées immédiatement. Il s’agit des tâches qui requièrent une attention et une action très rapide, un problème à résoudre, …

Les tâches importantes, mais par urgentes, qui doivent être programmées pour plus tard.

Les tâches urgentes, mais par importantes, que vous devriez déléguer à quelqu’un. Ce sont des éléments perturbateurs, qui nécessitent une attention immédiate mais qui n’ont pas réellement d’impact sur votre travail. C’est par exemple la demande d’information d’un partenaire, certains mails ou appels téléphoniques,…

Les tâches qui ne sont ni urgentes, ni importantes, que vous devriez éliminer.


Pour déterminer dans quelle catégorie rentre chaque tâche, il faut bien distinguer une tâche importante d’une tâche urgente.

Une tâche urgente est une tâche qui requière une attention immédiate. C’est généralement le type d’activité que l’on accomplit dans la précipitation, dans un mode réactif. Les conséquences négatives si on ne réalise pas ces tâches sont immédiates. Dans le notariat, il va s’agir par exemple des appels téléphoniques, des emails, des sollicitations urgentes extérieures. Ce sont donc des tâches qui parasitent l’activité principale. Le degré d’urgence d’une tâche est très subjectif et dépendra dans les faits d’une personne à l’autre, de sa gestion du stress, de son expérience,…

Les activités importantes, elles, sont celles qui permettent de progresser dans les objectifs à long terme. Elles apportent de la valeur ajoutée. Les activités importantes prévalent donc sur l’urgence.

Si cette matrice peut être ardue à utiliser au départ, elle a le mérite d’implémenter une prise de recul intéressante sur ce qui a de plus précieux dans le notariat : le temps, mais également d’avoir une prise de conscience sur la manière d’appréhender les urgences, parfois relatives.



Décrochez !


« Lorsque je referme la porte de l’étude, j’y laisse tous mes dossiers. Je préfère donc faire plus d’heures lorsque c’est nécessaire, mais une fois que je rentre chez moi, c’est ma bulle, où le travail n’y a plus sa place. C’est particulièrement vrai les soirs et les week-end, le matin le cerveau se met malheureusement en route pour analyser ce qu’il y aura à faire dans la journée. Je préfère donc être majoritairement en présentiel ce qui me permet de couper le monde pro et le monde perso. »

Même si vous vous sentez dépassé au travail, vous n’avez pas à ramener le travail à la maison. Parfois, décrocher de ses dossiers n’est pas si simple et il faut alors faire un vrai travail sur soi pour s’interdire d’y penser. Une bonne manière de distinguer sa vie personnelle de sa vie professionnelle est de couper les mails professionnels sur son portable en dehors du temps de travail.

Zoé*, diplômée notaire à Paris raconte : « Lorsque je referme la porte de l’étude, j’y laisse tous mes dossiers. Je préfère donc faire plus d’heures lorsque c’est nécessaire, mais une fois que je rentre chez moi, c’est ma bulle, où le travail n’y a plus sa place. C’est particulièrement vrai les soirs et les week-end, le matin le cerveau se met malheureusement en route pour analyser ce qu’il y aura à faire dans la journée. Je préfère donc être majoritairement en présentiel ce qui me permet de couper le monde pro et le monde perso. »

Pour Aude*, il est nécessaire de s’accomplir dans d’autres secteurs personnels pour se détacher du travail : sport, activités manuelles, passions,… L’objectif étant de se vider la tête à la sortie du travail. Le temps de trajet « travail - maison » peut d’ailleurs être utilisé comme un sas de décompression : musique ou podcast seront vos amis !


Alors, prêts à travailler plus sereinement ?



*Les prénoms ont été modifiés.

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