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Notaires et collaborateurs : 8 règles d’or pour ne plus se laisser déborder à l’étude

Quelles sont les phrases qu’on entend le plus dans les études notariales ? « Office notarial, bonjour ! », « Félicitations, vous êtes propriétaires ? », « Il y a du plomb mais c’est pas trop grave, il ne faut juste pas lécher les murs ! » ? Non. La phrase la plus récurrente est définitivement : « Je suis complètement sous l’eau ». Et à raison ! Il n’est plus à prouver que les notaires et les collaborateurs font face à une grande charge de travail depuis plusieurs années. Les principales raisons ? Le dynamisme du secteur immobilier et les 1900 emplois à pourvoir aujourd’hui dans le notariat. Alors oui, il y a de quoi se laisser déborder par ses dossiers, ses clients et son flux de rendez-vous. Mais ce n’est pas une fatalité ! Voici 8 règles d’or à suivre pour ne plus se laisser déborder à l’étude.



1. Hiérarchiser les tâches


On ne le répétera jamais assez : toutes les tâches que vous notez sur votre to-do n’ont pas la même importance. Parfois même, ce genre de to-do à rallonge est juste le meilleur moyen de se démotiver. Et soyons honnête, nous avons tous tendance à accomplir les tâches les plus simples comme relancer un confrère ou faire une demande d’état hypothécaire avant de se lancer dans la rédaction d’un acte compliqué. Résultat ? Les tâches les plus longues et difficiles s’accumulent. Or, ce sont souvent les plus importantes !


Pour lutter contre ce réflexe très humain, il est important de se forcer à classer les tâches par ordre de priorité. Les trois premières sont celles qui auront le plus d’impact dans la réalisation de vos objectifs, ce sont celles qui doivent absolument être réalisées dans la journée. Il faut donc tenir compte ici des éventuelles urgences qui pourraient se déclarer au cours de la journée.


Si vous êtes un ou une grande fan des to-do, je ne peux que vous conseiller le génial -et gratuit- outil Notion qui permet, entre autre, de faire des to-do list et de hiérarchiser les tâches.



2. Tout planifier, absolument tout


Selon la loi de Parkinson, « une tâche augmente jusqu’à occuper entièrement le temps qui lui est affecté ». Si vous disposez d’une journée pour rédiger votre promesse, vous mettrez la journée. En revanche, si vous n’avez que 4 heures à accorder à cette tâche, vous parviendrez à la réaliser en 4h. Ainsi, pour redevenir le maître de votre temps, identifiez un temps de réalisation pour toutes les tâches de votre to-do que vous avez préalablement hiérarchisées. Puis, anticipez toutes vos journées et semaines. Pour cela, prenez le temps de tout noter dans votre agenda : vos rendez-vous, évidemment, mais également les plages que vous dédiez aux dossiers que vous gérez, les relances à effectuer, les éventuels points avec votre supérieur ou vos collaborateurs.



3. S’accorder des moments de productivité maximale


Vous vous concentrez très facilement le matin en arrivant à l’étude ? Vous êtes plutôt productif le soir ? Quoi qu’il en soit, identifiez ces moments de concentration pour avancer sur vos principaux objectifs. Privilégiez des tâches plus « cool » pour les moments où vous savez que vous avez du mal à vous concentrer.



4. Éviter le multi-tasking


Lors de vos périodes de concentration et de productivité maximales, focalisez-vous sur une seule chose à la fois. Le fait de quitter un travail pour lire un email ou répondre à un client au téléphone perturbe grandement la concentration. Cette tendance au multitasking constant nuit également à la qualité du travail.

Alors éliminez toutes les distractions possibles au travail : mettez-vous en « ne pas déranger », fermez la porte de votre bureau, en open-space optez pour un casque, mettez votre téléphone perso en silencieux et… Focus !

5. Oser dire non


« La différence entre les personnes qui réussissent et les personnes très performantes ? Ces dernières savent dire « non » », expliquait l’homme d’affaires américain Warren Buffet. Paralysé par la peur de décevoir, de passer pour un mauvais salarié ou collègue, on oublie parfois de mettre des limites, au point de se retrouver complètement sous l’eau. Apprendre à dire non, de façon diplomate et élégante est une qualité qui pourrait bien vous sauver la vie dans le notariat ! Lorsqu’une personne vous demande quelque chose, évaluez si oui ou non, vous avez vraiment le temps de vous y consacrer sans que cela ne déborde sur d’autres engagements. Une réponse négative honnête et justifiée vous sera bien plus profitable qu’un travail bâclé ! À ce titre, je vous recommande vivement le livre Savoir dire non de la psychologue Marie Haddou.


Si, vraiment, vous n’avez pas d’autre choix que d’accepter cette tâche supplémentaire, apprenez à déléguer tout ce qui viendrait vous distraire de votre objectif principal.

6. Être réaliste


Il faut être réaliste sur ce que vous pouvez, ou non, faire. En effet, vous avez un temps défini et vous devez choisir avec sagesse ce que vous pouvez en faire. Et oui, il est difficile d’abattre 12 h de travail dans une journée de 8 h, ou du moins, ce n’est pas très sain. Soyez donc réaliste dans les délais que vous annoncez à vos clients, confrères ou supérieurs. Il vaut mieux donner un délai un peu plus long et avoir une bonne surprise que l’inverse !

7. Ranger


Ok, ça semble être un conseil bullshit, mais avoir un bureau rangé et propre aura un effet positif sur votre esprit. De la même manière, avoir des dossiers (papiers ou digitaux) rangés, avec des documents triés vous assurera un environnement optimal pour garder les idées claires. Alors, on n’hésite pas à faire des sous-dossiers dans le logiciel de rédaction, à bien renommer les documents, à faire un petit récap’ des pièces qu’on a et de celles qui nous manquent. Promis, on évite comme ça des mental break-down.

8. Faire attention à sa santé mentale


En parlant de mental break-down, il me semble nécessaire de rappeler l’importance de se ménager. Être productif, c’est très bien, mais cela ne doit pas se faire au détriment de votre bien-être, que vous soyez notaire ou collaborateur. Alors on n’oublie pas de prendre un peu de recul de temps en temps pour remettre ses idées au clair et mieux y revenir ensuite !



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