Mode d’emploi pour décrocher du notariat pendant vos vacances

Ah les vacances d’été ! Le soleil qui caresse votre peau, les orteils dans l’eau, l’esprit libre … Jusqu’à ce que vous pensiez à ce dossier de vente qui n’arrive pas à se signer, ou à cette succession qu’il faudra absolument terminer à votre retour. Vous sentez la boule de stress qui revient dans votre ventre ?

Cette année, hors de question de vous laisser gâcher vos vacances de cette manière ! Nous vous avons préparé un petit guide pratique pour complètement décrocher du notariat pendant quelques jours et pour que vos vacances riment enfin uniquement avec farniente.

Une problématique qui est malheureusement commune aux notaires et à leurs salariés.

Que vous soyez collaborateur dans une étude ou notaire, vous avez probablement déjà rencontré des difficultés à décrocher de votre travail pendant vos vacances. Certains ne peuvent pas s’empêcher d’y penser, d’autres carrément de travailler pendant leurs vacances ! Et vous êtes loin d’être les seuls.

« 45 % des chefs d’entreprises travailleraient pendant leurs congés. »

D’après une étude en date de 2018, 45 % des chefs d’entreprises travailleraient pendant leurs congés. Selon une autre étude, 43 % des salariés consulteraient leur boite mail professionnelle pendant leurs congés, et 93 % des cadres admettent avoir déjà consulté ou avoir eu besoin de données professionnelles durant leurs congés !

Des chiffres impressionnants qui prouvent bien la difficulté de laisser de côté son travail pendant ses vacances. Dans le notariat où la charge de travail est - très - importante, avec des délais stricts à respecter et de lourds enjeux dans les dossiers, il n’est pas étonnant que les notaires comme les collaborateurs se retrouvent face à cette difficulté. Le sentiment d’être indispensable souvent ressenti par les notaires, la volonté de boucler un dossier très important, de répondre à une urgence sont autant d’excuses pour ne pas profiter à 100 % de ses vacances.

Heureusement, il existe des moyens efficaces pour se forcer à déconnecter !

1/ Une petite digital detox ne fait jamais de mal

La première étape est de désactiver vos notifications professionnelles sur votre portable et sur votre ordinateur. C’est le minimum. Si vous vous en sentez capable, vous pouvez carrément enlever les mails pro de votre portable, ou ne pas prendre votre portable pro. Si cela vous semble impossible, vous pouvez alors vous fixer un ou deux créneaux dans la journée que vous allez dédier à vos mails pour des check rapides. L’important, c’est de bien séparer vos moments détente de vos moments de travail.

Autre règle d’or basique : mettez un message d’absence lors de vos congés. Cela parait évident, mais si vous oubliez, vous risquez de vous retrouver avec des mails de clients bien agacés à votre retour.

« Les employés peuvent programmer la suppression automatique de leurs courriels lorsqu’ils ne sont pas au bureau.»

Si vous souhaitez mettre en place dans votre étude des méthodes plus innovantes en terme de digital detox, vous pouvez vous inspirer de ce qui existe déjà dans d’autres entreprises. Ainsi, le constructeur automobile allemand Daimler a mis en place depuis quelques années une politique de courriers électroniques « Mail on Holiday » qui permet aux employés de profiter pleinement de leurs congés sans craindre une boîte de réception qui déborde à leur retour. En effet, les employés peuvent programmer la suppression automatique de leurs courriels lorsqu’ils ne sont pas au bureau. L’expéditeur en est informé et reçoit également le nom d’un autre salarié qu’il peut contacter.

D’autres entreprises proposent à leurs salariés de remettre leur smartphone ou leur ordinateur professionnel avant leur départ en vacances.

2/ Pour profiter, soyez organisé

Vous anticipez probablement vos congés pour vos réservations d’hôtels et d’activités, alors faites de même au travail. N’acceptez pas de nouveaux dossiers juste avant votre départ et priorisez les tâches en avance.

Faites également bien attention à ne pas laisser une question d’un client sans réponse avant de partir. Vous ne pourrez pas vous empêcher d’y penser pendant vos vacances et ainsi dire adieu à votre tranquillité d’esprit. Si vous ne pouvez vraiment pas répondre, indiquez simplement au client un référent à contacter.

S’il est primordial d’organiser votre départ en vacances, il est également indispensable de prévoir un retour en douceur. Ne vous fixez pas un rendez-vous de signature le lundi de votre retour à 9h !

3/ Mettez vous bien en tête que vous n’êtes pas indispensable (désolé !)

Avant toute chose, il faut accepter que vous n’êtes pas indispensable à l’étude. L’étude fonctionnait bien avant vous, et elle pourra fonctionner quelques semaines sans vous pendant vos vacances. Si vous êtes le seul notaire de l’étude, rassurez-vous en vous disant qu’il ne pourra pas y avoir de signature en votre absence et qu’il ne pourra donc rien se passer d’irrattrapable.

Le dernier jour avant vos congés, désignez un responsable qui sera votre back up pendant vos vacances. Vous pouvez dédier ce dernier jour à la transmission de dossiers et au briefing. N’hésitez pas à faire une note explicative sur l’état d’avancement de chaque dossier, des particularités et des délais à respecter. Et pendant vos vacances : faites confiance à vos collègues !

4/ Optez pour des « vacances évasion »

Vous avez rêvé toute l’année de vos vacances, alors profitez-en à 100% et pensez à vous ! Ralentissez le rythme, pratiquez des activités que vous n’avez pas l’habitude de faire (activités sportives ou créatives par exemple), cassez la routine,… En revanche, n’en faites pas une obsession. Hors de question de subir les injonctions au bien-être pendant les vacances, ou de suivre une to-do list. Tout l’intérêt des vacances c’est de faire ce que vous voulez, quand vous le voulez, et comme vous le voulez !

« Fuyez les gens qui font aussi du notariat !»

Cela semble évident, mais bien évidemment ne ramenez pas de dossiers pendant vos vacances. Plus compliqué parfois à mettre en oeuvre : fuyez les gens qui font aussi du notariat ! Forcément, ensemble, vous parlerez travail. Alors privilégiez vos potes en dehors du notariat.

Et n’oubliez pas, la déconnexion pendant les vacances est un droit. Depuis 2017, le droit à la déconnexion est prévu par le code du travail pour garantir l’équilibre entre vie professionnelle et vie personnelle et pour protéger la santé des salariés. Alors levez le pied cet été pour revenir plus en forme que jamais pour vos clients, et ça même si vous êtes le patron !