Le fléau des études notariales : La surcharge de travail.
Entre le stress des délais à respecter, les signatures à organiser et la pression des clients, les collaborateurs du notariat s’investissent souvent corps et âme pour leur travail. Si cela peut paraître noble au premier regard, surtout pour un métier aussi humain que le notariat, cela n’est pas sans conséquence pour leur bien-être. En effet, cela entraîne souvent un repli sur soi et un sentiment de culpabilité. Une situation finalement pas si simple à gérer au quotidien. Alors pour ne pas en arriver là, apprenez à identifier les premiers signes de surcharge et à réagir en conséquence !
Comment peut-on définir la (sur)charge de travail ?
En bon juriste qui se respecte, intéressons-nous tout d’abord à la définition juridique de la charge de travail. Et c’est là que le bât blesse : la charge de travail n’est pas définie par la loi. Comme l’analyse Maitre Christophe Noel, avocat en droit du travail, c’est « une sorte de nébuleuse juridique ». Les dispositions relatives à la charge -et surcharge - de travail ne concernent que celles relatives au temps de travail et aux heures supplémentaires. Alors comme point de départ pour être pris au sérieux, ça commence déjà mal !
En réalité, l’ANACT (Agence Nationale pour l’Amélioration des Conditions de Travail) précise que la charge de travail recouvre trois dimensions :
La charge prescrite : ce qu’on vous demande de faire,
La charge réelle : ce que vous réalisez effectivement,
La charge vécue : la représentation subjective que vous avez de votre charge de travail mais aussi du sens de votre travail.
Toujours selon l’ANACT, il y aurait surcharge de travail lorsque l’une ou plusieurs de ces dimensions dépassent vos ressources en temps et/ou en énergie. Dans les faits, cela peut conduire à de réels problèmes de santé pouvant parfois mener jusqu’au burn out. Toute la difficulté est de se rendre compte de son état de surcharge : il n’est pas rare que cela devienne une habitude tant cette situation est fréquente. Il est donc primordial d’apprendre à écouter les signaux que vous envoie votre corps !
Les indices qui démontrent une surcharge de travail.
Les spécialistes ont progressivement mis en lumière des indices permettant de détecter de manière objective une surcharge de travail. Le premier, assez logiquement, est le temps de travail. Si vous travaillez de manière systématique avec des horaires à rallonge, il y a fort à parier que votre charge de travail n’est pas adaptée.
Le second indice est la fixation d’objectifs irréalisables. À ce titre, la fixation d’objectifs inatteignables est désormais prise en compte par les juridictions de sécurité sociale pour reconnaître la faute inexcusable de l’employeur dans un contexte de politique de surcharge et de pressions sur les années précédant l’accident du travail !
Le troisième indice est l’absence de formation adaptée. Votre employeur doit s’assurer que vous correspondez bien à votre poste de travail.
Vous venez à peine de commencer votre DSN et vous êtes déjà en totale autonomie sur les dossiers des plus gros clients de l’étude ? Il y a de quoi se sentir sous pression !
Le quatrième indice concerne les éventuelles incidences sur l’humeur : baisse de motivation, culpabilité, honte de ne pas arriver à faire son travail malgré tous les efforts et heures supplémentaires, perte de confiance en soi,… Si vous ressentez un ou plusieurs de ces symptômes, il est temps de réagir !
Enfin, le dernier indice relève des symptômes physiques. Votre corps tente peut-être de communiquer son mal-être à travers différents signes : fatigue permanente, impression de ne jamais récupérer suffisamment, insomnies, douleurs physiques, notamment au dos et au cou, qui témoignent du stress généré par la surcharge de travail,…
Pourquoi le notariat est-il autant touché par les surcharges de travail ?
Parler de surcharge de travail dans le notariat n’est pas très original. Il semble même que ce soit l’une des principales causes de mécontentement des collaborateurs de ce secteur. Cela s’explique assez facilement. Le côté parfois administratif du métier conduit à devoir réaliser une multitude de « petites » tâches finalement chronophage et répétitives. Il peut être difficile d’y trouver un véritable sens. Les délais à respecter et les nombreux interlocuteurs ajoutent une charge de stress supplémentaire.
Enfin, la surcharge de travail est aussi directement liée à la pénurie de collaborateurs ? À ce jour, 1892 offres d’emploi sont disponibles sur la Bourse d’emplois du notariat.
La charge de travail retombe donc inévitablement sur les collaborateurs déjà présents à l’étude.
La difficulté que rencontrent les notaires à recruter n’aide pas : comment travailler sur ce problème de surcharge de travail sans agir sur les ressources humaines ?
Eh bien, en utilisant les autres ressources de l’étude ! Pour Adrien Chignard, psychologue du travail : « Si on prend 40 plombiers pour faire de la pâtisserie, on va se rendre compte que ce n’est pas le nombre de plombiers qui va changer les choses, mais la compétence nécessaire à l’exercice du métier. Il y a la question des ressources humaines, de leur compétence, mais aussi celle des ressources techniques, logicielles, budgétaires et on l’oublie souvent, celle des ressources d’organisation par exemple, la délégation de pouvoir. » En effet, dans certaines études, les salariés ont le sentiment de crouler sous le travail car le pouvoir est tellement hypercentralisé en haut qu’il faut par exemple que le notaire vérifie, valide, signe, relis absolument tous les courriers qui sortent de l’étude. Si on donnait l’autorisation aux échelons intermédiaires de valider une partie de ces courriers, mécaniquement, cela donnerait la possibilité de faire face à cet entonnoir de charge qui sclérose toute l’organisation du côté du manager. « Les entonnoirs, les bouchons décisionnels génèrent de la charge en cascade. »
Les idées reçues sur la surcharge de travail.
Dès qu’on parle de surcharge de travail, les idées reçues ne manquent pas ! Combien de fois vous êtes vous entendu rétorquer que, non, vous n’avez pas trop de travail, vous êtes juste mal organisé ? Face à ce type de réaction, le psychologue du travail Adrien Chignard propose de confronter votre manager à son raisonnement, quitte à lui demander comment, lui, ferait les choses différemment. « Soit c’est une pensée construite, soit c’est une pensée magique. S’il vous trouve des solutions concrètes pour faire face à votre problème de charge, c’est plutôt une bonne nouvelle : vous aurez appris quelque chose et vous ne serez plus en surcharge. Votre manager aura fait son job de vous épauler, vous aider, vous soutenir et vous permettre de faire face aux vicissitudes du quotidien. Soit c’est une pensée magique et il n’arrivera pas à faire rentrer l’activité dans les cases et il sera confronté lui-même de façon expérientielle à l’incapacité de répondre à la demande qu’il formule et donc sera plus enclin à accepter de faire différemment les choses. »
La deuxième idée reçue très commune est qu’une heure de travail égal une heure de travail. C’est l’idée selon laquelle, plus on a de travail, plus il faut travailler longtemps et faire des heures supplémentaires pour atténuer la surcharge. La réalité est tout autre. Une étude publiée en 2018 par l’Organisation internationale du travail l’atteste :
« Travailler régulièrement pendant des heures excessivement longues réduit la productivité horaire en raison d’une plus grande fatigue, et les travailleurs ayant de longues journées de travail et/ou une charge de travail importante signalent une diminution de la satisfaction au travail et de la motivation. »
En effet, à partir d’un moment, notre vigilance baisse et notre capacité à prendre de la charge et à l’absorber est limitée. Plus on répond à la charge de travail par le nombre d’heures à travailler à l’étude, plus on altère la vigilance, plus on commet des erreurs, plus on rajoute de la charge pour résorber des erreurs commises. Un vrai cercle vicieux !
Réussir à dire qu’on a trop de travail
Si vous ne dites rien à votre patron, il y a peu de chance qu’il se rende compte seul que vous êtes dépassé. Il n’y a donc que par le dialogue et la négociation que vous pourrez sortir de cet état. Avant d’aller voir le notaire, identifiez la ou les raisons pour lesquelles vous craignez d’en parler. Vous avez peur d’être remercié ? De passer pour un collaborateur fainéant ou pas assez productif ? Cherchez à comprendre ce qui vous bloque.
Une fois que vous avez identifié votre crainte, changez votre perspective. C’est dans l’intérêt du notaire que vous vous sentiez bien au travail et que vos dossiers soient bien gérés. De votre côté, c’est dans votre intérêt d’avoir toutes les conditions pour réaliser un travail de qualité.
Enfin, préparez votre discours. Identifiez ce qu’il vous faudrait pour réussir : des points plus réguliers, un assistant, déléguer davantage, une spécialisation dans les dossiers,… Réfléchissez en amont à des solutions concrètes !
La surcharge de travail n’est pas une fatalité ! N'hésitez pas à en parler et à vous faire accompagner par des professionnels.