Flex office, coworking, télétravail : Et si le notariat se mettait aux nouveaux espaces de travail ?

La crise sanitaire de 2020 a chamboulé le monde du notariat et l’a contraint à généraliser le télétravail, chose quasiment inimaginable auparavant. Les notaires et les collaborateurs se sont donc retrouvés à installer leurs doubles écrans et leurs piles de dossiers chez eux pendant plusieurs mois. Depuis cette crise, il semble que les mentalités évoluent dans les études notariales. Les notaires et leurs collaborateurs s’intéressent de plus en plus aux espaces alternatifs de travail. Mais sont-ils vraiment adaptés aux spécificités du notariat ? Tour d’horizon et décryptage !

Une tendance générale de flexibilisation des espaces de travail

Dans les grandes entreprises hors notariat, les nouveaux espaces de travail sont en vogue : flex desk, flex office, coworking, full télétravail,… Des anglicismes qui correspondent à une même réalité : implanter une méthode agile dans le travail des collaborateurs grâce à une plus grande mobilité.

Ainsi, la tendance du flex desk consiste à ne pas avoir de bureau attribué ou personnalisé dans son lieu de travail. L’objectif est que chaque collaborateur s’installe sur un poste en fonction de son heure d’arrivée, ou via un système de réservation préalable. Les salariés n’étant pas sur place sont alors en télétravail. Dans les entreprises pratiquant le flex desk, il y a moins de postes de travail à disposition qu’il n’y a d’employés, ce qui permet ainsi de limiter les dépenses de loyer.

Ce qu’on appelle le « flex office » diffère légèrement. De la même manière, les collaborateurs n’ont plus de poste de travail défini, mais ils peuvent choisir de travailler depuis l’espace qu’ils estiment le plus adapté : un bureau, depuis chez eux, un espace de coworking, ou encore un café par exemple.

Les espaces de coworking sont également de plus en plus plébiscités par des entreprises et plus uniquement par des travailleurs indépendants. Ces espaces se sont imposés comme le compromis entre la maison et le travail, en proposant des bureaux prêts à l’emploi dans un espace convivial et agréable. Les entreprises qui proposent à leurs salariés de travailler dans ces espaces y voient des lieux favorables à la productivité, aux enrichissements mutuels et à la mutualisation de services.

Enfin, les emplois en 100 % télétravail se multiplient dans le notariat. Plusieurs raisons expliquent ce nouveau mouvement. Tout d’abord, les notaires ont pris confiance dans le télétravail qui au départ avait été imposé. Certains collaborateurs ont particulièrement apprécié cette expérience et souhaitent désormais travailler uniquement en télétravail. Les difficultés de recrutement que rencontre actuellement le notariat incitent certains notaires à s’adapter à la demande et donc à embaucher en 100 % télétravail.

La souplesse dans les espaces de travail est possible dans le notariat

La tendance du flex

« La flexibilité au travail vient signer la mort de ce présentéisme bien français en mettant l’accent sur le travail réalisé, plus que sur la présence au bureau. »

Que l’on parle de flex office, ou de flex desk, cette tendance générale a plusieurs avantages non négligeables pour le monde du notariat. Tout d’abord, elle permet d’éviter cet écueil bien connu en France qu’est le présentéisme. En effet, dans les bureaux français et dans les études notariales, les horaires à rallonge sont encore de mise et les salariés sont nombreux à vouloir prouver leur motivation en arrivant tôt au travail et surtout en partant le plus tard possible. D’après une enquête réalisée par le site Glassedoor, près d’un salarié sur quatre interrogés (26%) admet être déjà resté au bureau sans être efficace, juste pour être « bien vu ».

La flexibilité au travail vient signer la mort de ce présentéisme bien français en mettant l’accent sur le travail réalisé, plus que sur la présence au bureau. Se faisant, les collaborateurs deviennent plus libres de s’organiser comme ils le sentent, dès lors que leur organisation ne nuit pas à la qualité du résultat final dans les dossiers.

Ainsi, la suppression des contraintes horaires permet un plus grand confort au travail, confort également favorisé par la réduction du temps de transport. Dans cette configuration, les collaborateurs peuvent en effet choisir les jours, et les horaires, où ils souhaitent travailler au bureau en fonction de leurs contraintes propres (embouteillages, lignes de métro bondées etc). Typiquement, les collaborateurs qui habitent en région parisienne et qui prennent les transports en commun pendant plus de deux heures chaque jour pour aller travailler à Paris peuvent choisir de travailler depuis chez eux tous les vendredis afin d’éviter la cohue parisienne. Le flex office et le flex desk permettent finalement de venir casser la routine professionnelle qui s’installe rapidement, dans le notariat comme dans toutes les autres professions.

Reste un dernier point, plus subjectif, qui est l’image moderne que peut renvoyer une étude pro-flexibilisation du travail à ses clients. Le monde du notariat étant un monde à part, il n’est pas certain qu’un grand nombre de clients y soit sensible, mais un jeune notaire qui souhaite se différencier auprès d’une clientèle bien ciblée aurait tout intérêt à communiquer sur un tel choix.

Le coworking

Pour chercher à savoir si le coworking est effectivement compatible avec le travail dans une étude notariale, nous sommes allés discuter avec un des précurseurs en la matière. Maître Reberat a été le premier notaire en 2017 à installer son étude dans un espace de coworking à Paris. Il venait alors d’acheter une étude, mais les locaux de son prédécesseur ne convenaient ni à son activité ni à son nombre d’employés. Après avoir déjà pris en charge un déménagement quelques années auparavant, il souhaitait pour l’installation de cette étude une solution « all include » moins chronophage.

« L’intérêt était d’avoir une solution sans engagement sur la longue durée, une flexibilité, et un service all include où je n’avais à m’occuper de rien (...). »

A cette époque, le coworking était beaucoup moins implanté qu’aujourd’hui, et seuls les prémices des gros opérateurs existaient. Après une étude comparative, Maître Reberat a arrêté son choix sur l’espace de coworking de WeWork : « L’intérêt était d’avoir une solution sans engagement sur la longue durée, une flexibilité, et un service all include où je n’avais à m’occuper de rien, contrairement à mes 12 dernières années d’associé où je passais pas mal de temps à m’occuper des services généraux. Ici, tout est mutualisé : vous arrivez, vous déposez vos affaires et vous travaillez ».

Loin des idées reçues et des clichés sur les espaces de coworking qui seraient des hangars où travaillent 300 personnes côte à côte en pouvant regarder les ordinateurs des uns les autres, ce notaire défend un nouvel espace de travail flexible et sécurisé. « Il y a des espaces communs pour ceux qui le souhaitent, mais nous travaillons dans des espaces privatifs sécurisés avec des pass, des agents de sécurité nuit et jour. » Selon lui, les avantages à opter pour des bureaux dans un espace de coworking sont nombreux. Tout d’abord, d’un point de vue économique, l’absence d’engagement permet de partir à la fin d’un mois si on le souhaite. D’un point de vue pratique, les ajustements d’espaces sont très faciles : « Si on grossit, on peut demander des cellules complémentaires, ou même changer de cellules. Là je pense qu’on va modifier notre implantation compte tenu du télétravail qui perdure. Nous avons besoin de moins de postes. ». Ce type d’espace permet également une configuration des bureaux plus modernes : « Je suis au milieu de tout le monde, ça change d’une configuration d’une étude de notaire classique où chacun à son bureau fermé. Là, ce n’est pas du tout le cas. Nous avons un espace qui doit faire à peu près 120 mètres carrés et nous sommes 10, voire même moins avec le télétravail. Je pense que tout le monde est assez satisfait, d’ailleurs j’avais consulté mon équipe avant de nous installer ici. »

La mutualisation des services généraux et des espaces communs permet de profiter d’un cadre de travail relativement exceptionnel : espaces communs agréables, rencontres facilités en dehors du milieu juridico-notarial, ambiance conviviale et dynamique, moyenne d’âge entre 25 et 35 ans, rooftop avec des afterworks quotidiens et permettant également d’inviter des clients etc.

Le 100 % télétravail

Il y a quelques mois, un peu par hasard, Elise* est tombée sur une annonce d’offre d’emploi en 100 % télétravail. Elle a postulé, alors qu’elle travaillait alors en présentiel dans une étude en région. Jeune maman, elle souhaitait mieux combiner sa vie familiale avec sa vie professionnelle en travaillant depuis chez elle. Elise est désormais notaire assistante dans une étude parisienne tout en habitant et en travaillant en région.

La mise en place de son nouvel espace de travail a été efficace : les notaires lui ont fourni un double écran, un PC portable et un système téléphonique. En pratique, le peu de papier qu’elle reçoit à l’étude est scanné par ses collègues qui travaillent en présentiel. Elise est en effet la première et la seule employée à travailler en 100 % télétravail dans cette étude parisienne où les notaires ont fait ce choix face à la pénurie de candidats.

Elle raconte son nouveau quotidien : « Aujourd’hui, je démarre toujours à 8h30. Sur l’heure du déjeuner, je ne m’arrête souvent que 20mn le temps de manger, sauf si j’ai un impératif, un rendez-vous que je cale sur cette plage horaire. C’est vrai que sinon j’utilise ce temps pour m’avancer un peu, car le soir à 17h30 j’éteins tout pour aller chercher ma fille à la crèche. Le soir, c’est assez rare que je me remette à travailler après, mais si c’est nécessaire je peux reprendre pendant 20mn car j’ai tout le matériel à disposition. J’ai la chance d’arriver à joindre assez rapidement mes patrons. S’ils sont en rendez-vous ou complètement débordés, ils me rappellent un peu plus tard. Mais globalement je trouve qu’ils font de réels efforts pour m’intégrer. »

D’après elle, les avantages à travailler depuis chez elle sont nombreux. Elle évoque ainsi une meilleure organisation dans sa vie de famille, car elle n’a plus la pression de devoir quitter l’étude tôt pour récupérer sa fille. Un autre avantage non négligeable est de pouvoir travailler au calme : « Je ne pourrais jamais travailler à 100 % dans un open space comme à l’étude, il y a vraiment trop de bruit. Ton oreille est toujours attirée par la conversation de ton collègue, et sans le vouloir, tu sors de ce que tu fais. Travailler depuis chez moi me permet d’être plus concentrée. Je ne sens plus le stress ambiant de mes collègues en plus du mien. ». Travailler pour une étude parisienne lui permet également de bénéficier de la convention parisienne, et d’avoir ainsi une meilleure rémunération.

Finalement, dans cette configuration, il semble que ce poste en 100 % télétravail soit bénéfique à la fois pour les notaires et pour cette salariée.

Les spécificités du notariat supposent néanmoins d’apporter certains aménagements et nuances à ces nouveaux espaces de travail

La tendance du flex

En dehors du notariat, de nombreuses entreprises ont déjà tenté l’expérience de la flexibilisation. Le notariat qui n’a globalement pas encore tenté l’expérience a donc beaucoup à apprendre des erreurs faites par ces entreprises. D’après le baromètre de la relation entre l’environnement et le bien être des salariés de CD&B et OpinionWay, 68% des sondés se déclaraient contre le flex office en 2017. Une des raisons avancées était « la déshumanisation du lieu de travail, et le sentiment d’être interchangeable. »

Pour éviter cela, la solution est donc de mettre en place un management adapté, tourné vers les collaborateurs et leur bien être. Le souhait de réaliser des économies sur le loyer ne peut et ne doit pas être la seule raison d’instaurer le flex office dans son étude. Dans un secteur comme le notariat où le management est déjà une problématique, il semble ambitieux de se lancer dans ce genre de challenge sans une formation préalable adaptée.

Le coworking

Lorsque Maître Reberat s’est intéressé aux solutions de coworking, il s’est rapidement aperçu qu’un grand nombre d’opérateurs ne pouvaient, à l’époque, répondre à toutes les exigences imposées par une étude notariale. Chez certains, le réseau filaire n’était pas disponible, le wifi crypté non plus, chez d’autres les salles de réunion étaient trop petites etc. L’installation « all include » a donc demandé au préalable une petite étude de marché.

De plus, au fil du temps, certaines petites modifications ont été réalisées dans leur espace pour améliorer le confort : changement des bureaux, installation de cloisons pour atténuer le bruit,… Des petits aménagements qui sont, il est vrai, bien moins importants que s’ils avaient dû faire un déménagement de A à Z.

« Certains trouvent que c’est un peu trop, d’autres trouvent ça très bien.»

Selon Maître Reberat, les ressentis et les avis des clients varient : « Les particuliers sont tous satisfaits de nos locaux, même des personnes d’un âge relativement avancé. Les avis sont un peu plus partagés du côté de notre clientèle professionnelle. Certains trouvent que c’est un peu trop, d’autres trouvent ça très bien. La clientèle bancaire est un peu plus réticente : c’est un peu le choc des cultures. »

Le 100 % télétravail

Permettre à un ou plusieurs collaborateurs de travailler pour son étude en 100 % télétravail nécessite forcément au préalable un investissement financier : mise à disposition d’un ordinateur , système de numérisation etc. Reste à déterminer en interne si cet investissement est rentable pour l’étude, ou non.

De plus, la capacité à travailler uniquement en télétravail dépend de nombreux facteurs : niveau d’autonomie du collaborateur, besoin de contact humain, capacité à arrêter de travailler à heures fixes etc.

Elise a bien réfléchi à l’aspect social avant de se lancer : « Lorsque j’ai fait ce choix, c’était en priorité pour ma vie de famille. Je savais que j’aurais forcément moins de vie sociale, mais que j’avais un tempérament qui faisait que je pouvais m’en passer. Ce n’est pas un besoin essentiel pour moi. Au quotidien, lorsque je sollicite mes collègues, elles répondent toujours présentes pour m’aider, mais c’est certain que c’est compliqué de créer une relation autre que purement professionnelle. On se sent toujours un peu moins inclus, même si ce n’est pas volontaire. Jamais je ne pourrais être à une soirée qui s’organise spontanément entre collègues. Une personne qui voudrait se mettre en 100 % télétravail devrait avoir ça bien en esprit, et se poser la question de savoir si elle est capable de ne pas avoir de vie sociale au travail. »

« La coupure peut être plus difficile qu’au bureau. »

S’agissant de la difficulté parfois importante à arrêter de travailler depuis chez soi, Elise y est également confrontée, mais dans une moindre mesure que certains car ses obligations personnelles l’obligent à décrocher à heures fixes : « C’est un peu par la force des choses que j’arrête de travailler le soir. Le midi, je me dis parfois que je vais arrêter pour faire une course, et bien souvent le temps passe, et je n’y suis pas allée car j’ai ouvert un mail, j’ai répondu, j’ai enchainé sur autre chose. Ça peut être un piège, un petit revers du côté confortable de travailler chez soi. La coupure peut être plus difficile qu’au bureau. »

S'il est certain que tous les collaborateurs ne sont pas prêts à travailler en 100 % télétravail, il est également certain que ce n’est pas un mode de fonctionnement qui peut se généraliser dans le notariat. En effet, le métier de notaire est un métier qui suppose des contacts physiques avec les clients, des échanges réguliers entre notaires et collaborateurs. Bien que la crise du Covid ait forcé les études à fermer quelques semaines en 2020, il est à espérer que l’avenir du notariat ne sera pas en 100% télétravail pour tout le monde et que le contact avec le client restera au centre de ce métier.

* Le prénom a été modifié.