comment se préparer au rush de décembre dans le notariat ?
Mi-novembre : dans la rue et dans les magasins commencent à apparaitre les premières décorations, la tentation d’installer son sapin est de plus en plus présente, … On peut le dire : on sent arriver la magie de Noël et ça fait du bien au moral. Pourtant, dans les études notariales, le mois de décembre rime souvent avec grise mine. Et pour cause, c’est un des mois les plus intenses du métier. Tous les ans, c’est la même rengaine : il faut survivre au rush, oublier l’idée de poser des jours de congés entre les fêtes, et sortir tous les dossiers dans les temps. Mais comment -mieux- préparer cette période ? Voici quelques astuces pour sortir la tête de l’eau.
Définissez de manière très claire vos objectifs
On ne va pas se mentir. Souvent, on commence le mois de décembre avec une pile de dossiers à signer derrière soi, quelques rendez-vous de signature fixés dans les agendas et tout le reste dans la tête. Pour travailler plus sereinement, la première étape est de faire un gros point sur tous les dossiers en cours : ceux qui doivent absolument se signer en décembre, ceux qui peuvent attendre, ceux sur lesquels vous n’avez pas encore beaucoup avancé etc. Une fois cette petite liste réalisée, et le coup de pression qui va avec, passé, il est temps de mettre en place un rétro-planning. Il ne s’agit pas d’indiquer seulement les rendez-vous, mais également les rappels, les points à vérifier, les dossiers à relancer, les relances à faire. L’objectif est de concentrer un maximum d’informations pour garder le cap tout au long du mois, et surtout prévoir les (très) grosses journées.
Dans le notariat, il n’est pas vraiment d’usage d’utiliser des outils numériques innovants. Mais si vous profitiez de cette période de rush pour leur laisser leur chance ? Vous pouvez ainsi vous aider d’outils comme Trello, Monday ou encore Asana qui sont dédiés à la gestion de projets.
Capture d'écran de l'outil Trello
Ou sinon, il reste toujours l’option d’un grand calendrier papier avec lequel vous aurez la satisfaction de rayer les actions réalisées.
Le mois de décembre n’est pas un sprint dans le notariat, c’est un marathon… d’un mois. Et comme tout marathon, il se prépare. Alors autant le faire bien, avec la bonne méthodologie et les bons outils. Ce rush se prépare donc efficacement dès maintenant.
La technique Pomodoro, ça vous dit quelque chose ?
La technique Pomodoro a imaginée par l’écrivain Francesco Cirillo lorsqu’il était étudiant. Le terme « Pomodoro », tomate en italien, fait référence au petit minuteur de cuisine en forme de tomate, qui permet de mesurer le temps. Le principe de cette technique ? Diviser le temps de travail en plusieurs cycles et faire des courte pause pour augmenter la productivité. Selon Francesco, faire des pauses permet de gagner significativement en efficacité.
De très nombreuses études démontrent que notre attention diminue considérablement après 25 à 30 minutes de travail. La technique Pomodoro consiste donc à travailler pendant 25-30 minutes, puis faire une pause de 5 minutes (pour s’étirer, s’hydrater, se lever) avant de se remettre au travail. L’idée est de répéter 4 à 5 fois ce cycle avant de prendre une pause plus longue de 15 à 20 minutes.
Cette méthode très simple à appliquer au quotidien présente plusieurs avantages :
Augmentation de la productivité : Selon la loi d’Illich, après un certain temps, la productivité tend à décroitre, voir à atteindre des valeurs négatives. Contrairement à ce qu’on pourrait penser, arriver au travail plus tôt et repartir plus tard ne vous permettra pas d’être plus efficace. En réalité, plus on travaille longtemps, plus notre énergie diminue et plus nous sommes à même de faire des erreurs car moins concentrés. Pour rester productif tout au long d’une journée, le plus important est donc de prendre régulièrement des pauses, ce que permet la méthode Pomodoro.
Ce n’est déjà pas simple de signer plusieurs actes un 23 décembre, alors autant qu’il n’y ai pas d’erreur dedans !
Amélioration de la qualité du travail : Cette technique permet de concentrer son énergie et son attention sur une seule tâche à la fois (la rédaction d’un acte, la rédaction de mails de relance, un point sur un dossier, etc). Investir plus d’énergie sur une tâche permet de mieux les accomplir, de faire moins d’erreurs et donc à terme de supprimer une partie du stress. Ce n’est déjà pas simple de signer plusieurs actes un 23 décembre, alors autant qu’il n’y ai pas d’erreur dedans !
Et si pour une fois, vous demandiez de l’aide ?
Dans une période de gros rush, on a souvent tendance à penser qu’on est seul au monde et à vouloir porter seul la responsabilité de tous les dossiers. Pourtant, que vous soyez notaire ou collaborateur, vous faites partie d’une équipe, et le principe même d’une équipe est de se soutenir en cas de coup dur. Dans une étude notariale, si pour tout le monde le mois de décembre est chargé, il ne l’est pas au même niveau pour tous les pôles d’activités. N’hésitez donc pas à discuter avec vos collègues, vos salariés ou vos managers pour définir les priorités et pourquoi pas, déléguer certaines tâches.
Si vous êtes notaires, le mois de décembre est ce qu’on appelle un « mois test ».
Si vous êtes notaires, le mois de décembre est ce qu’on appelle un « mois test ». Dans de nombreuses études, le mois de janvier compte un certain nombre de démissions. Ce sont les collaborateurs qui ne se sont pas sentis épaulés durant la période de fin d’année. Alors prenez cette période difficile comme un moyen de tester l’efficacité de votre management et votre communication avec les équipes. Il est aussi important d’avoir des indicateurs des charges de travail des salariés bien en place afin d’équilibrer les dossiers. Tout au long du mois, soyez attentifs aux avancées, aux éventuelles problématiques que peuvent rencontrer vos collaborateurs, et surtout, épaulez-les. Si vous sentez dès à présent que votre nombre de collaborateurs sera insuffisant pour répondre à la charge de travail, pourquoi ne pas se tourner vers des aides extérieurs (intérim, voire externalisation) ?
Essayez de garder un mode de vie SAIN
Se concentrer sur son travail de manière intensive pendant un mois, c’est une chose. Délaisser son hygiène de vie en est une autre. Si vous ne voulez pas arriver au nouvel an complètement sur les rotules, essayer de garder un équilibre. Pour cela, maintenez une alimentation saine – j’entends par là ne pas tout miser sur le café. Continuez à respecter la pause du déjeuner, et surtout dormez. Selon une étude Opinion Way, 80 % des actifs disent ressentir de la fatigue lors de leur journée de travail. Alors, pourquoi ne pas mettre en place des micro-siestes pendant la pause déjeuner, après avoir déjeuné ?
Au final, le mois de décembre, c’est seulement 22 jours de travail. Alors, force et courage, vous allez y arriver.