Comment gérer les conflits au sein d’une étude notariale ?
Une étude notariale est un lieu merveilleux où se croisent quotidiennement des personnalités bien diverses : des comptables, des notaires, des formalistes, des aspirants notaires, des clercs de notaires, éventuellement des clercs négociateurs,… Alors, forcément, il peut arriver que des tensions apparaissent au milieu de tout ce beau monde. Dans les périodes de travail intensif, les nerfs sont mis à rude épreuve et les conflits peuvent se créer et surtout dégénérer très rapidement. Malheureusement, ils peuvent parfois aller jusqu’à empoisonner la vie de certains salariés, voire de l’équipe toute entière. Mais comment résoudre ces conflits ? Comment les gérer au quotidien dans les études ? Éléments d’explication pour recréer une ambiance sereine dans vos bureaux.
Intéressez vous à la source du conflit
Pour savoir comment réagir à un conflit qui prend place au sein de votre étude, il est primordial de véritablement le comprendre. Le notaire en tant que chef d’entreprise, ou manager d’une équipe peut parfois en effet se retrouver bien loin des considérations quotidiennes de ses collaborateurs.
Mise au point dans les années 1970, la méthode Thomas - Kilmann identifie cinq comportements typiques en cas de conflit :
L’accommodement, lorsqu’une personne cède face à l’autre,
La compétition, lorsque l’on cherche à dominer l’autre,
L’évitement : faire comme si le conflit n’existait pas,
La collaboration, où l’on cherche à « travailler avec l’autre » pour résoudre le problème,
Le compromis, où l’on cherche à trouver rapidement une solution.
Si vous ressentez un de ces comportements au sein de votre équipe, c’est qu’il est temps d’agir et de crever l’abcès. En revanche, il est important d’agir de manière réfléchie. Tous les conflits ne se ressemblent pas. En réalité, on peut en distinguer plusieurs sortes, et chacun a ses propres solutions. Vous ne me croyez pas ? Démonstration avec les deux types de conflits que l’on rencontre les plus couramment dans les études notariales.
Les conflits relationnels : « vraiment, nous deux ça ne passe pas »
Il arrive parfois que certains types de personnalités dans une même équipe soient irréconciliables. Bien que possible, travailler avec une personne dont la personnalité nous déplait peut s’avérer difficile. Elise*, notaire assistante raconte : « Je travaillais dans une étude depuis quelque temps, je m’y sentais vraiment bien. Et puis une nouvelle assistante a été recrutée dans mon équipe, et ça a complètement modifié l’ambiance à l’étude. Elle passait son temps à se plaindre, à critiquer les uns et les autres. En plus, une espèce de relation de concurrence s’était mise en place entre nous, entretenue par le notaire lui-même. J’ai fini par quitter l’étude quelques mois plus tard, je ne m’y sentais plus à ma place. J’adorais mon manager, mais ça n’a pas suffit. » Mais alors, comment faire travailler ensemble des collaborateurs qui ne s’entendent pas ?
Règle n.1 : Ne pas prendre parti
Naturellement, l’être humain est partial. Il peut être difficile de mettre de côté ses émotions et ses ressentis pour résoudre un conflit entre des personnes sur lesquelles, naturellement, on porte un jugement. Or, c’est justement cet affect qui peut nous influencer et potentiellement empirer le conflit. Pour ne pas tomber dans ces travers, un notaire doit être capable d’identifier ses préjugés et ses idées préconçues pour identifier et évaluer le conflit avant de le désamorcer. Et oui, ça, ça ne s’apprend pas sur les bancs de la fac.
Règle n.2 : Encourager l’empathie au sein de votre équipe
Lorsque vous ressentez des conflits de personnalités au sein de votre étude, n’hésitez pas à encourager individuellement les personnes concernées à se mettre à la place de l’autre. Vous ne pourrez pas faire en sorte qu’ils s’aiment, c’est certain, mais vous pouvez faire en sorte qu’ils soient plus compréhensifs les uns envers les autres.
Règle n.3 : Faites de vos futurs recrutements vos meilleurs atouts
Faire un bon recrutement, ce n’est pas seulement recruter quelqu’un de compétent. C’est aussi recruter quelqu’un qui s’intégrera parfaitement à votre équipe. Alors portez une attention particulière à la personnalité des candidats dans votre processus de recrutement, cherchez à déterminer s’ils correspondent à l’état d’esprit que vous voulez insuffler dans votre étude. Pour Emma*, clerc de notaire, travailler dans une équipe dans laquelle elle était totalement alignée à complètement changé sa vie : « Lorsque j’ai commencé à travailler dans cette étude récemment créée, je n’étais que la quatrième collaboratrice. Nous sommes toutes devenues très amies, et au fil des recrutements suivants, les notaires n’ont eu de cesse de choisir des collaborateurs avec qui ils savaient que ça matcherait avec nous. La force de cette étude en rapide développement, c’est vraiment cette équipe extrêmement soudée. »
Les conflits de reconnaissance, ou quand l’égo rentre en jeu
Là où il y a des hommes, il y a de l’égo. Dans un secteur comme le notariat qui demande souvent une grande implication de la part des collaborateurs, il arrive parfois que ces derniers ne se sentent pas assez reconnus. Cela peut entraîner des ressentis puissants. Et le pire, c’est souvent que leurs managers ne sont même pas au courant.
Règle n.1 : Identifier les ressentis
Le quotidien dans une étude est si prenant en tant que notaire ou manager qu’on peut facilement perdre de vue les considérations de ses collaborateurs. Une parole mal interprétée, une rumeur, une prime tant espérée qui n’arrive pas ou un congé non accepté et parfois, sans que cela soit explicité, des frustrations et des ressentis grandissent en silence. Pour sortir de ce schéma toxique, interrogez de manière anonyme vos collaborateurs sur leur expérience quotidienne à l’étude. Posez des questions larges, insistez sur l’objectif du questionnaire, soyez honnête dans votre démarche.
Règle n.2 : Apprenez à exprimer votre gratitude
Un collaborateur heureux, qui se sent valorisé dans son travail est plus impliqué et plus productif. Il existe de nombreuses manières de remercier vos collaborateurs : leur transmettre les commentaires et retours positifs que les clients vous ont fait sur eux et sur leur travail, organiser des activités de teambuilding, les mettre personnellement à l’honneur, etc.
Vous êtes décidé à résoudre les conflits latents dans votre étude ? N’oubliez pas de gérer aussi le timing. Si vous agissez trop tôt, vous risquez de transformer ce qui n’était qu’une tension passagère en véritable conflit. En revanche, si vous agissez trop tard, le conflit risque de s’envenimer davantage. Finalement, le bon moment est lorsque vous avez des preuves tangibles du fait qu’un comportement a des conséquences néfastes sur un collaborateur ou sur la performance générale de votre équipe.