Collaborateurs, préparez votre entretien annuel !
Ça n’a pas pu vous échapper, c’est la saison des entretiens annuels dans les études. Souvent source d’angoisse, l’entretien annuel n’a pas bonne presse dans le notariat. Même s’il consiste à discuter de vos performances avec le notaire, c’est avant tout l’occasion parfaite pour faire le bilan de l’année qui vient de s’écouler et préparer sereinement la prochaine. Pour ce faire, il est important de préparer cet entretien. Vous ne savez pas comment ? Pas de panique, on vous explique.
Quel est l’objectif initial de cet entretien annuel ?
L’entretien annuel est prévu dans la convention collective du notariat. Pourtant, force est de constater qu’il n’est pas systématique dans de nombreuses études, mais c’est un autre sujet. En réalité, c’est un exercice parfois difficile, mais très instructif. Ses objectifs sont pluriels :
Faire le bilan de l’année écoulée : bilan des performances du collaborateur, de ses accomplissements, de son parcours au sein de l’étude, …
Définir les objectifs pour l’année à venir : identifier des objectifs chiffrés, formuler des demandes d’évolutions, …
Comment préparer son discours ?
Ce qui est plutôt cool avec l’entretien annuel, c’est que vous êtes prévenu en avance. Vous n’avez donc pas d’excuse pour ne pas arriver préparé.
Reprenez vos objectifs fixés lors de votre précédent entretien annuel, ou ceux qui avaient été fixés lors de votre embauche. Est-ce que vous les avez atteints ? Quelles difficultés avez-vous rencontrées ? Si vous avez commis des erreurs ou rencontré des échecs, préparez-vous à ce que le sujet soit remis sur le tapis. Ne cherchez pas à tout mettre sur le dos du contexte : réfléchissez à ce que vous auriez pu faire autrement. C’est grâce à ce travail d’introspection que vous pourrez comprendre ce qui n’a pas fonctionné et trouver ensuite des solutions pour que cela ne se reproduise pas.
Listez vos réussites de l’année (nouveaux clients qui sont arrivés à l’étude grâce à vous, retours positifs des clients, dossiers complexes gérés d’une main de maitre, …).
Cette liste est primordiale pour mettre en valeur votre travail pendant l’entretien, nous y reviendrons plus bas. Si vous avez acquis de nouvelles compétences, que vous êtes allé au-delà des prérequis de votre poste, n’oubliez pas de le mentionner. C’est exactement le type d’information qui permet à votre employeur de juger votre niveau de motivation.
Cherchez également à vous auto-évaluer en fonction des compétences que vous utilisez au quotidien à l’étude, ou celles que vous pourriez utiliser si vous les aviez. Par exemple, vous n’avez pas de compétence sur les formalités postérieures et vous pensez que cela pourrait vous servir dans la gestion de vos actes courants et limiter le nombre de rejets ? Dîtes-le ! De la même manière, identifiez vos envies pour l’année à venir.
Enfin, préparez aussi des feedbacks pour vos managers. Et oui, l’entretien annuel est avant tout un dialogue. Profitez de ce moment privilégié avec le notaire (et on sait que parfois ils sont rares) pour lui proposer de nouvelles façons de travailler ensemble si vous en ressentez le besoin. Restez professionnel et constructif et ça passera !
Comment mettre en valeur ses réussites pendant l’entretien sans la jouer trop sûr de soi ?
Vous vous êtes donné à 1000 % pendant un an, vous avez contribué à la signature de centaines de dossiers, vous avez calmé les plus pénibles des clients, … Bref, vous avez assuré cette année, mais vous ne savez pas trop comment le dire lors de l’entretien annuel sans tomber dans la sur-confiance.
En principe, le notaire devrait lui-même aborder le sujet de vos réussites au cours de l’entretien. Si ce n’est pas le cas, ce sera à vous de ramener le sujet sur la table. Pour bien vous préparer, ayez bien en tête la liste de vos réussites que nous évoquions tout à l’heure. Sélectionnez les plus significatives parmi elles et réfléchissez pour chacune :
à l’objectif initial et à l’enjeu derrière,
à ce que vous avez mis en œuvre pour l’atteindre,
aux difficultés que vous avez rencontrées, ainsi que les manières dont vous les avez surmontées,
au résultat concret que vous avez obtenu : parlez avec des chiffres, des faits, des éléments qualitatifs, bref des choses concrètes.
Vous trouvez difficile de mettre en avant vos réussites ?
Vous souffrez peut-être du syndrome de l’imposteur.
Comment gérer les éventuelles critiques que pourrait formuler le notaire ?
Il y a peu de chance que vous échappiez à quelques critiques négatives sur votre travail pendant l’entretien. Et il faut bien le dire, ce n’est jamais très agréable. Or, il vaut mieux prévenir que guérir, alors anticipez ces critiques lors de votre auto-évaluation. Cela vous permettra de proposer des solutions lors de l’entretien, et d’apparaitre ainsi dans une démarche pro-active.
Si vraiment, vous ne comprenez pas la critique, demandez des exemples ou des faits concrets.
Dans tous les cas, demandez des pistes de solutions pour vous améliorer.
Enfin, essayez de ne pas prendre de manière trop personnelle les critiques. C’est toujours plus facile à dire qu’à faire, mais gardez bien en tête que vous n’êtes pas votre travail. Votre travail et sa qualité ne vous représentent pas.
Comment exprimer ses ambitions pendant son entretien annuel ?
L’entretien annuel est définitivement le bon moment pour faire savoir à votre notaire que vous avez des envies d’évolution sur le moyen ou long terme. Le meilleur moyen pour amener la conversation sur ce sujet est d’avoir une idée claire de votre projet et de soumettre à votre employeur les idées d’évolution (vous formez également en droit patrimonial si vous êtes en résidentiel, prendre de nouvelles responsabilités comme la politique RSE de l’étude ou la communication sur les réseaux, …).
De la même manière, si vous pensez mériter une augmentation, parlez-en. Si vous arrivez à cet entretien annuel avec un bon, voire très bon bilan, il est tout à fait légitime d’envisager une rémunération à la hauteur des efforts fournis. Gardez en tête que si vous êtes un bon élément au sein de l’étude, vos employeurs ont tout intérêt à vous récompenser.